Privacybeleid

Dit privacybeleid legt uit hoe Hades Consulting (“wij”, “Stan”) omgaat met je persoonsgegevens wanneer je Stan gebruikt — de administratieve assistent die volledig via WhatsApp werkt. We houden het zo helder mogelijk.

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke voor je persoonsgegevens is:

2. Welke gegevens verwerken we?

• Contact- en accountgegevens: je naam, WhatsApp-telefoonnummer, WhatsApp-profielnaam, e-mailadres en de bedrijfsgegevens die je doorgeeft (handelsnaam, adres, KBO/BTW-nummer, huisstijl/logo).
• Berichten die je stuurt: tekstberichten, spraakberichten en foto’s (bijvoorbeeld van bonnetjes en rekeningen) die je via WhatsApp naar Stan stuurt.
• Boekhoud- en factuurgegevens: gegevens van je klanten, facturen, offertes, aankoopbonnen, bedragen en btw-informatie die nodig zijn om de dienst te leveren.
• Gebruiks- en technische gegevens: tijdstippen van berichten, logbestanden en technische gegevens die nodig zijn voor de werking en beveiliging van de dienst.

3. Waarvoor en op welke rechtsgrond?

Om de dienst te leveren

Facturen en offertes opmaken, bonnetjes verwerken, btw bijhouden, documenten versturen naar je klanten en je boekhouder. Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst met jou.

Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen

Onder meer de boekhoud- en btw-wetgeving. Rechtsgrond: wettelijke verplichting.

Om de dienst te beveiligen, te onderhouden en te verbeteren

Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang bij een goed werkende, veilige dienst.

Voor optionele communicatie (zoals tips of nieuws over Stan)

Rechtsgrond: jouw toestemming, die je altijd kan intrekken.

4. Verwerking via WhatsApp en Meta

Stan werkt via het WhatsApp Business Platform van Meta Platforms Ireland Ltd. Je berichten met Stan lopen via WhatsApp; op dat verkeer is ook het privacybeleid van WhatsApp/Meta van toepassing. Wij hebben geen controle over de manier waarop Meta gegevens verwerkt als aanbieder van WhatsApp. Zie het WhatsApp-privacybeleid.

5. Automatische en AI-verwerking

Om je berichten te begrijpen en documenten op te maken, worden je berichten (tekst, spraak, foto’s) automatisch verwerkt, onder meer met behulp van AI-technologie (spraakherkenning, tekstverwerking en herkenning van bonnetjes). Er worden geen beslissingen met rechtsgevolgen volledig automatisch genomen zonder dat je het resultaat zelf kan controleren en bevestigen.

6. Met wie delen we gegevens?

We verkopen je gegevens nooit. We delen ze enkel waar dat nodig is om de dienst te leveren, met:

• je eigen boekhouder, wanneer jij Stan vraagt om gegevens te exporteren of door te sturen;
• het Peppol-netwerk, voor het verzenden en ontvangen van e-facturen;
• technische dienstverleners (verwerkers) voor hosting, opslag en AI-verwerking, die enkel in onze opdracht handelen;
• Meta/WhatsApp, als aanbieder van het berichtenkanaal;
• overheden of toezichthouders, wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn.

Met onze verwerkers sluiten we verwerkersovereenkomsten zodat je gegevens beschermd blijven.

7. Doorgifte buiten de EER

Sommige van onze dienstverleners (bijvoorbeeld Meta of AI-leveranciers) kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval zorgen we voor passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

8. Hoe lang bewaren we je gegevens?

• Boekhoudkundige gegevens (facturen, bonnen, btw) bewaren we zolang de wet dat vereist — in België doorgaans zeven jaar.
• Overige gegevens bewaren we zolang je account actief is. Wanneer je je account stopzet of verwijdering vraagt, verwijderen we je gegevens, behalve wat we wettelijk moeten bijhouden.

9. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang. Geen enkele dienst is 100% veilig, maar we doen redelijke inspanningen om je gegevens te beschermen.

10. Je rechten

Onder de GDPR heb je het recht op:

• inzage in je gegevens;
• verbetering van onjuiste gegevens;
• verwijdering van je gegevens (“recht om vergeten te worden”);
• beperking van de verwerking;
• bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;
• overdraagbaarheid van je gegevens;
• intrekking van je toestemming, waar de verwerking daarop gebaseerd is.

Je kan deze rechten uitoefenen via [email protected]. Wil je je gegevens laten verwijderen? Bekijk onze pagina Gegevens verwijderen.

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — gegevensbeschermingsautoriteit.be.

11. Cookies en tracking

Onze website gebruikt geen tracking- of advertentiecookies. De lettertypes worden lokaal vanaf onze eigen server geladen, zonder externe oproepen naar derden. Er worden dus geen niet-essentiële cookies geplaatst en je hoeft geen cookievoorkeuren te beheren.

12. Wijzigingen

We kunnen dit privacybeleid af en toe aanpassen. De meest recente versie staat altijd op deze pagina, met bovenaan de datum van de laatste wijziging.

13. Contact

Vragen over dit privacybeleid of je gegevens? Mail naar [email protected].